Juridisch

Privacyverklaring

Wat we van je bewaren, waarvoor, en wie het verder te zien krijgt. Zo kort als het kan.

Laatst bijgewerkt op 5 oktober 2026

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met adverteerders.
Een exposant krijgt je gegevens alleen als je je badge bij hem laat scannen, of zelf zijn stand scant.
Statistieken alleen als je dat toestaat.

Wie we zijn

PromZ Product Première wordt georganiseerd door Het Portaal Media B.V., Veerdijk 40-H, 1531 MS Wormer, Nederland (KvK 77747895). Wij zijn verantwoordelijk voor wat er met je gegevens gebeurt op deze site en rond de beurs.

Vragen over privacy? Mail webmaster@hetportaal.com of bel +31 (0)75 6475747.

Wat we bewaren, en waarvoor

Per doel: welke gegevens, waarom we dat mogen, en hoe lang we ze bewaren.

Je registratie en je toegangskaart

Wat: Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, functie, soort bedrijf, land en plaats, de dagen dat je komt, en of je lid bent van PromZ of een uitnodigingscode gebruikte. Betaal je, dan ook het bedrag en of de betaling gelukt is. Je kaartgegevens zien we niet: die gaan rechtstreeks naar Stripe. Op de beurs: wanneer je badge bij de ingang gescand werd.
Waarvoor: Je aanmelding verwerken, je badge maken en mailen, de factuur sturen en je binnenlaten. Vul je na je registratie de interessecheck in, dan bewaren we die antwoorden ook, zodat we je exposanten en meetings kunnen voorstellen. Wat je in ‘Mijn bezoek’ bewaart, blijft op je eigen toestel.
Grondslag: De overeenkomst: je toegangskaart. Voor de interessecheck: je toestemming; je vult hem zelf in, en je kunt hem laten wissen.
Bewaren: Twee jaar na de beurs. Facturen: zeven jaar (wettelijke bewaarplicht).

Uitnodigingscodes

Wat: Met de code van welke exposant je je registreerde, en of je binnenkwam.
Waarvoor: Met de code van een exposant kom je gratis binnen. Na de beurs betaalt die exposant per genodigde die echt kwam. Op zijn factuur staat het aantal, geen namen.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang: de afspraak met de exposant die jou uitnodigde.
Bewaren: Twee jaar na de beurs

Leads: scannen op de beurs

Wat: Exposanten scannen op de beurs badges met KeepTrack, de app van Eventmaker. Laat je je badge scannen op een stand, of scan je zelf de QR-code op de vloer bij een stand, dan krijgt die exposant de contactgegevens uit je registratie (zoals naam, bedrijf, functie, e-mailadres en telefoonnummer), met wat de standmedewerker er zelf bij noteert.
Waarvoor: Zodat de exposant na de beurs contact met je kan opnemen. Vanaf dat moment is de exposant zelf verantwoordelijk voor wat hij met je gegevens doet. Wil je dat niet, laat je badge dan niet scannen en scan de stand niet.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang: om contact tussen bezoekers en exposanten draait de beurs, en het gebeurt alleen bij een scan.
Bewaren: Bij ons en in Eventmaker: één jaar na de beurs. Bij de exposant: zijn eigen termijn.

Exposanten: deelname, account en team

Wat: Van de contactpersonen van een exposant: naam, e-mailadres, telefoonnummer en de gegevens voor offerte en factuur. In het exposantenaccount ook het team: wie er op de stand staat, de functie op de stand, dieetwensen voor de catering, en wie mag inloggen. Om in te loggen sturen we een code per mail.
Waarvoor: De standhuur en de factuur, de badges van het team, de catering, en het inloggen in het account en in KeepTrack. Dieetwensen gebruiken we alleen voor de catering. Wat een exposant in zijn profiel zet, staat openbaar op deze site en in de app.
Grondslag: De overeenkomst met de exposant.
Bewaren: Twee jaar na je laatste deelname. Facturen: zeven jaar (wettelijke bewaarplicht).

Nieuwsbrief

Wat: Je e-mailadres, en wanneer je je aanmeldde en bevestigde.
Waarvoor: Een paar mails vóór de beurs. Na je aanmelding krijg je eerst een mail met een link; pas na je klik sta je op de lijst. We versturen de nieuwsbrief met MailerLite. Afmelden kan met één klik onderaan elke mail.
Grondslag: Je toestemming.
Bewaren: Tot je je afmeldt

Contactformulier

Wat: Wat je invult, zoals je naam, e-mailadres en je bericht.
Waarvoor: Je vraag beantwoorden. Het bericht gaat per mail naar ons team.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang: je vraag beantwoorden.
Bewaren: Één jaar

Stemmen voor de awards

Wat: Je naam, je e-mailadres en je stem.
Waarvoor: De stemmen tellen. Een stem telt pas na een klik op de link in de bevestigingsmail; zo telt elke stem één keer.
Grondslag: Gerechtvaardigd belang: een eerlijke verkiezing, met één stem per persoon.
Bewaren: Drie maanden na de uitreiking

Statistieken

Wat: Welke pagina's bezocht worden, met je IP-adres en een cookie van Google.
Waarvoor: Zien welke delen van de site gebruikt worden. Alleen als je ‘Statistieken’ aanzet; dan laden we Google Analytics. Nooit op pagina's die je met een persoonlijke link opent. Meer in het cookiebeleid.
Grondslag: Je toestemming. Intrekken kan via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina.
Bewaren: 14 maanden

Foto's en video op de beurs

Op de beurs maken wij en een fotograaf namens ons foto's en video voor de recap, de site, nieuwsbrieven en sociale media. Liever niet herkenbaar in beeld? Zeg het de fotograaf of mail webmaster@hetportaal.com, dan halen we het beeld weg.

Wie je gegevens nog meer ziet

We verkopen je gegevens niet. Deze bedrijven werken voor ons en krijgen alleen wat ze voor hun taak nodig hebben:

Eventmaker (Frankrijk): Registratie, badges, de check-in, de app KeepTrack, meetings en leads.
Stripe: De betaling van je toegangskaart.
Gripp (Nederland): Offertes, opdrachten en facturen.
Microsoft 365: Onze mailboxen (wat je ons mailt, en wat wij jou mailen), en vanaf oktober 2026 ook de mails die deze site zelf verstuurt: bevestigingen, inlogcodes, en de bevestiging van je stem of je aanmelding voor de nieuwsbrief.
Hetzner (Duitsland): De server van deze site, en de back-ups.
MailerLite: De nieuwsbrief.
Google: Statistieken, alleen met je toestemming. Kaarten en video's van Google laden alleen als je ze aanzet.

Promotional Products Professionals (PPP) organiseert de beurs mee. PPP ziet de gegevens die daarvoor nodig zijn, zoals je naam, bedrijf, contactgegevens en je aanmelding of stand, en gebruikt ze alleen voor de organisatie van en de communicatie over PromZ Product Première.

Exposanten krijgen je gegevens alleen via een scan (zie ‘Leads’ hierboven). Verder geven we gegevens alleen door aan PPP, zoals hierboven, en als de wet ons daartoe verplicht.

Google, Microsoft en Stripe zijn Amerikaanse bedrijven. Gaan er gegevens naar de Verenigde Staten, dan gebeurt dat onder de afspraken die de Europese Unie daarvoor heeft goedgekeurd.

Beveiliging

Alles gaat versleuteld over https. Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan bij je gegevens, en inloggen op het beheer van de site gaat met een extra code per mail.

Je rechten

Je mag ons vragen welke gegevens we van je hebben, en ze laten verbeteren of verwijderen. Je mag bezwaar maken tegen het gebruik ervan, en je gegevens in een bestand meekrijgen. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken.

Mail daarvoor naar webmaster@hetportaal.com. We antwoorden binnen een maand. Misschien vragen we je eerst te laten zien dat het om jouw gegevens gaat.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Verandert er iets, dan passen we deze pagina aan en zetten we de datum bovenaan bij. Over cookies gaat ons cookiebeleid.