Voorwaarden voor deelname

Artikel 1 · Begrippen

In dit reglement hebben de volgende begrippen deze betekenis:

Organisatie

Het Portaal Media B.V., Veerdijk 40H, 1531 MS Wormer, die de beurs organiseert, en haar gemachtigde vertegenwoordigers.

Beurs

De editie van PromZ Product Première waarvoor de exposant zich aanmeldt, in Breepark, Bavelseparklaan 7, 4817 ZX Breda, op de beursdagen die op promzpremiere.com staan, met de opbouw- en afbouwdagen.

Deelnameovereenkomst

De overeenkomst die tot stand komt door de overeenstemmende wil, zoals blijkt uit de bevestiging van de deelname door de Organisatie met de toewijzing en de plattegrond van de beurs.

Bindend inschrijfformulier voor deelname

Het document waarmee de exposant de deelnameovereenkomst is aangegaan. [NAKIJKEN: dit is nu het deelnameformulier op de site. De site noemt het een aanvraag onder voorbehoud, tot sales hem schriftelijk bevestigt. Klopt "bindend" hier nog?]

Exposant

Degene die met de Organisatie een deelnameovereenkomst heeft gesloten, en zijn vertegenwoordiger(s).

Standruimte

De beursruimte in vierkante meters die de exposant ter beschikking krijgt, waarvan de Organisatie plaats en vorm aangeeft.

Standkosten

De vergoeding die de exposant volgens de deelnameovereenkomst aan de Organisatie betaalt voor het gebruik van de standruimte en voor de algemene organisatorische diensten van de Organisatie die in die overeenkomst staan.

Artikel 2

1. Na ondertekening van het bindend inschrijfformulier voor deelname, en voor de totstandkoming van de deelname, wordt in dit reglement onder "deelnameovereenkomst" het "bindend inschrijfformulier voor deelname" verstaan.
2. Dit reglement maakt integraal deel uit van de deelnameovereenkomst die de exposant met de Organisatie sluit.
3. Afwijkingen van dit reglement, of gehele of gedeeltelijke vrijstelling van een verbod of verplichting in dit reglement, gelden alleen als dat blijkt uit een door de Organisatie ondertekend stuk, en/of als aanvullende voorschriften van toepassing zijn verklaard.

Artikel 3 · Data en duur

1. Zodra het voornemen van de Organisatie om een beurs te houden vorm heeft gekregen, stelt zij tijd en plaats vast.
2. Als bijzondere omstandigheden dat naar het oordeel van de Organisatie rechtvaardigen, mag de Organisatie de voor de beurs vastgestelde data wijzigen, een al vastgestelde datum veranderen, of een al vastgestelde beurs afgelasten.
3. Bijzondere omstandigheden als bedoeld in het vorige lid zijn onder meer: onvoldoende belangstelling, een onvoldoende representatief aanbod, onenigheid in de betrokken branche, en alle omstandigheden die na afweging van belangen naar het oordeel van de Organisatie het succes van de beurs in gevaar kunnen brengen.
4. Als de vastgestelde data veranderen, blijft de deelnameovereenkomst volledig van kracht. Besluit de Organisatie een beurs niet door te laten gaan, dan mag zij tot 20% van de totale verschuldigde standkosten inhouden of ontvangen ter dekking van de voorbereidingskosten. De exposant betaalt in alle gevallen de kosten die op zijn verzoek door of via de Organisatie voor zijn deelname zijn gemaakt volledig.
5. De exposant kan op grond van een besluit als bedoeld in lid 2 van dit artikel nooit aanspraak maken op enige schadevergoeding.

Artikel 4 · Te exposeren artikelen; verhouding tot derden

1. Het is de exposant verboden:
   1. in de standruimte artikelen te exposeren die geheel anders zijn dan in de deelnameovereenkomst vermeld;
   2. de standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik te geven, of haar te gebruiken (of te laten gebruiken) voor een ander doel dan in de deelnameovereenkomst beschreven.
2. De Organisatie bemoeit zich niet met geschillen tussen exposanten over intellectuele eigendomsrechten.
3. Als de Organisatie dat verlangt, toont de exposant aan dat hij bepaalde artikelen mag tonen. De Organisatie mag alles wat in strijd met de vorige bepalingen wordt geëxposeerd op kosten en risico van de exposant verwijderen of laten verwijderen.

Artikel 5 · Indeling

1. Gedurende de overeengekomen periode heeft de exposant recht op standruimte op een plaats die de Organisatie bepaalt.
2. Bij het bepalen van die plaats mag de Organisatie de exposanten zoveel mogelijk in groepen indelen naar de aard van de artikelen die zij exposeren, ongeacht hun nationaliteit.
3. Bij bijzondere omstandigheden mag de Organisatie naar eigen inzicht en op elk moment vóór het begin van de overeengekomen periode een toegewezen plaats wijzigen, of na het horen van de betrokken exposantengroep(en) of adviescommissie(s) groepen wijzigen, opheffen of anders indelen.

Artikel 6 · Betaling

1. De standkosten worden in twee termijnen betaald: 35% binnen 14 dagen na de datum van de voorschotfactuur, en de resterende 65% binnen 14 dagen na de datum van de definitieve toewijzingsfactuur. [NAKIJKEN: de termijn. De site, het deelnameformulier en de invulbare pdf zeggen nu 14 dagen; de vorige pdf zei 8 dagen na de orderbevestiging. Klopt 14? En wanneer gaat de toewijzingsfactuur uit? Het vorige reglement noemde hier nog een vaste datum.] Alle betalingen gebeuren zonder korting of verrekening, tenzij op de factuur een andere vervaldatum staat. Bij inschrijving binnen 30 dagen vóór de eerste opbouwdag van de beurs betaalt de exposant het verschuldigde bedrag bij de inschrijving, en in elk geval volledig vóór de eerste opbouwdag. De standkosten moeten in alle gevallen uiterlijk vóór de eerste opbouwdag van de beurs door de Organisatie zijn ontvangen.
2. Komt de exposant zijn financiële verplichtingen niet na, dan mag de Organisatie de standruimte niet vaststellen, een al gedane vaststelling intrekken of geen standruimte ter beschikking stellen, onverminderd het recht van de Organisatie op volledige vergoeding van deze bedragen.
3. De Organisatie mag de inning van de door de exposant verschuldigde bedragen uitbesteden. Alle kosten, gerechtelijk en buitengerechtelijk, komen dan voor rekening van de exposant, vermeerderd met de dan geldende wettelijke rente vanaf de vervaldatum.
4. De exposant is aansprakelijk voor alle aan de Organisatie verschuldigde kosten die met zijn deelname samenhangen, ongeacht of die kosten door hemzelf of door derden die in zijn naam handelen zijn gemaakt.
5. De Organisatie mag betalingen voor een deelname eerst verrekenen met bedragen die de exposant nog verschuldigd is uit eerdere deelnames.
6. De Organisatie mag de deelnameovereenkomst na een schriftelijke of mondelinge aanmaning en ingebrekestelling met onmiddellijke ingang als beëindigd beschouwen als de exposant de standkosten of een ander aan de Organisatie verschuldigd bedrag niet, niet volledig of niet op tijd heeft betaald. De exposant blijft dan de volledige standkosten en de voor zijn deelname gemaakte kosten verschuldigd, zonder voor de beëindiging enige schadevergoeding te kunnen vorderen.

Artikel 7 · Gebruik van de standruimte

1. De exposant houdt de standruimte tijdens de openingstijden en de hele duur van de beurs bezet met een voldoende assortiment en voldoende personeel, en onttrekt de geëxposeerde artikelen tijdens de openingstijden niet aan het zicht van de bezoekers.
2. Bij gehele of gedeeltelijke overtreding van het eerste lid is lid 6 van het vorige artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8

Artikel 9 · Verkoop tijdens de beurs

Tenzij een bijzondere regeling die in de deelnameovereenkomst van toepassing is verklaard dat toestaat, mag de exposant tijdens de beurs geen artikelen aan bezoekers verkopen, in welke hoedanigheid ook, tegen gelijktijdige levering van het verkochte.

Artikel 10 · Aansprakelijkheid

1. De Organisatie is niet aansprakelijk voor enige schade, direct of indirect, die de exposant, zijn personeel of zijn bezoekers lijden (bedrijfsschade en schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak ook) als die schade is veroorzaakt door een ander dan de Organisatie.
2. De Organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan goederen en/of lichamelijk letsel doordat instructies en voorschriften van de Organisatie niet zijn opgevolgd.
3. De exposant vrijwaart de Organisatie voor elke vordering wegens schade die door de exposant zelf, zijn personeel of zijn bezoekers is veroorzaakt.
4. De exposant is aansprakelijk voor, en verzekert zich tegen, alle schade die door of door nalatigheid van hemzelf, zijn personeel of zijn inzendingen, op welke wijze ook, is toegebracht aan goederen en/of personen die werkzaam zijn bij of in opdracht van de Organisatie. De exposant vrijwaart de Organisatie voor alle vorderingen die anderen in dit verband kunnen instellen.

Artikel 11 · Annulering, faillissement, surseance

1. De exposant kan een inschrijving niet eenzijdig intrekken of wijzigen. Een verzoek om annulering doet hij schriftelijk. De Organisatie kan een verzoek om annulering inwilligen op voorwaarde dat de exposant een annuleringsvergoeding betaalt. Die bedraagt ten minste:
   1. 35% bij annulering nadat de Organisatie het deelnameformulier heeft ontvangen en/of de exposant de standbevestiging heeft ontvangen;
   2. 100% bij annulering minder dan 3 maanden vóór de eerste opbouwdag van de beurs,
   vermeerderd met de verschuldigde btw.
2. Wordt de exposant na de totstandkoming van de deelnameovereenkomst failliet verklaard, of vraagt hij surseance van betaling aan, dan is de deelnameovereenkomst door het enkele intreden daarvan ontbonden. De exposant betaalt dan direct het volledige bedrag van de overeengekomen standkosten en alle andere voor hem gemaakte kosten, onverminderd het recht van de Organisatie op vergoeding van kosten, schade en rente.

Artikel 12

Voor omstandigheden waarvoor volgens de deelnameovereenkomst bijzondere voorwaarden gelden, maken die voorwaarden deel uit van dit reglement. Voor zover ze in strijd zijn met of afwijken van dit reglement, gaan de bijzondere bepalingen voor.

Artikel 13

Zijn bepalingen van dit reglement in strijd met of wijken ze af van de voorwaarden op het inschrijfformulier (het deelnameformulier), dan gaan de voorwaarden op het inschrijfformulier voor. Wijzigingen en aanvullingen die de exposant op eigen gezag aanbrengt, erkent de Organisatie alleen met haar uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

Artikel 14 · Prijzen

Alle prijzen op de site, in het exposantenaccount, in mails en in offertes zijn in euro, exclusief btw en onder voorbehoud van wijzigingen en kennelijke fouten. Voor de standhuur geldt de prijs die de Organisatie de exposant schriftelijk bevestigt. Prijzen van extra diensten en artikelen (zoals stroom, meubilair, catering en drukwerk) mag de Organisatie tot aan de factuur aanpassen, bijvoorbeeld als een leverancier of de locatie duurder wordt. De prijs op de factuur is bindend. Stijgt de prijs van iets wat de exposant al besteld heeft met meer dan 10%, dan laat de Organisatie dat eerst weten en mag de exposant die bestelling kosteloos annuleren.

Artikel 15 · Gegevens en mede-organisator

PromZ Product Première wordt georganiseerd door Het Portaal Media B.V. samen met Promotional Products Professionals (PPP). Daarom deelt de Organisatie de gegevens die nodig zijn voor de organisatie van de beurs met PPP, zoals bedrijfs- en contactgegevens, de stand en de deelname. PPP gebruikt die gegevens alleen voor de organisatie van en de communicatie over de beurs. Meer hierover staat in de privacyverklaring.