Rechtliches

Datenschutzerklärung

Was wir über Sie speichern, wofür, und wer es sonst noch zu sehen bekommt. So kurz wie möglich.

Zuletzt aktualisiert am 5. Oktober 2026

Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht an Werbetreibende weiter.
Ein Aussteller erhält Ihre Daten nur, wenn Sie Ihren Badge an seinem Stand scannen lassen oder seinen Stand selbst scannen.
Statistik nur, wenn Sie zustimmen.

Wer wir sind

Die PromZ Product Première wird von Het Portaal Media B.V., Veerdijk 40-H, 1531 MS Wormer, Niederlande, organisiert (Handelsregister 77747895). Wir sind dafür verantwortlich, was mit Ihren Daten auf dieser Website und rund um die Messe geschieht.

Fragen zum Datenschutz? Schreiben Sie an webmaster@hetportaal.com oder rufen Sie +31 (0)75 6475747 an.

Was wir speichern, und wofür

Je Zweck: welche Daten, warum wir sie verwenden dürfen, und wie lange wir sie aufbewahren.

Ihre Registrierung und Ihr Ticket

Was: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Funktion, Art des Unternehmens, Land und Ort, die Tage, an denen Sie kommen, und ob Sie PromZ-Mitglied sind oder einen Einladungscode verwendet haben. Wenn Sie bezahlen, auch der Betrag und ob die Zahlung erfolgreich war. Ihre Kartendaten sehen wir nie: Sie gehen direkt an Stripe. Auf der Messe: wann Ihr Badge am Eingang gescannt wurde.
Wozu: Um Ihre Registrierung zu bearbeiten, Ihren Badge zu erstellen und zu senden, die Rechnung zu schicken und Sie einzulassen. Wenn Sie nach der Registrierung den Interessen-Check ausfüllen, speichern wir auch diese Antworten, um Ihnen Aussteller und Meetings vorzuschlagen. Was Sie unter „Mein Besuch“ speichern, bleibt auf Ihrem eigenen Gerät.
Rechtsgrundlage: Der Vertrag: Ihr Ticket. Für den Interessen-Check: Ihre Einwilligung; Sie füllen ihn selbst aus und können ihn löschen lassen.
Aufbewahrung: Zwei Jahre nach der Messe. Rechnungen: sieben Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

Einladungscodes

Was: Mit dem Code welches Ausstellers Sie sich registriert haben, und ob Sie gekommen sind.
Wozu: Mit dem Code eines Ausstellers haben Sie freien Eintritt. Nach der Messe zahlt dieser Aussteller für jeden Gast, der tatsächlich gekommen ist. Auf seiner Rechnung steht die Anzahl, keine Namen.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse: die Vereinbarung mit dem Aussteller, der Sie eingeladen hat.
Aufbewahrung: Zwei Jahre nach der Messe

Leads: Scannen auf der Messe

Was: Auf der Messe scannen Aussteller Badges mit KeepTrack, der App von Eventmaker. Wenn Sie Ihren Badge an einem Stand scannen lassen oder selbst den QR-Code auf dem Boden an einem Stand scannen, erhält dieser Aussteller die Kontaktdaten aus Ihrer Registrierung (etwa Name, Firma, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), zusammen mit dem, was das Standpersonal selbst notiert.
Wozu: Damit der Aussteller sich nach der Messe bei Ihnen melden kann. Ab dann ist der Aussteller selbst dafür verantwortlich, was er mit Ihren Daten macht. Möchten Sie das nicht? Dann lassen Sie Ihren Badge nicht scannen und scannen Sie den Stand nicht.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse: Um den Kontakt zwischen Besuchern und Ausstellern geht es auf der Messe, und er entsteht nur durch einen Scan.
Aufbewahrung: Bei uns und in Eventmaker: ein Jahr nach der Messe. Beim Aussteller: seine eigene Frist.

Aussteller: Teilnahme, Konto und Team

Was: Von den Ansprechpartnern eines Ausstellers: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und die Angaben für Angebot und Rechnung. Im Ausstellerkonto auch das Team: wer am Stand steht, die Funktion am Stand, Ernährungswünsche für das Catering, und wer sich anmelden darf. Zum Anmelden senden wir einen Code per E-Mail.
Wozu: Die Standmiete und die Rechnung, die Badges des Teams, das Catering, und die Anmeldung im Konto und in KeepTrack. Ernährungswünsche verwenden wir nur für das Catering. Was ein Aussteller in sein Profil schreibt, ist auf dieser Website und in der App öffentlich.
Rechtsgrundlage: Der Vertrag mit dem Aussteller.
Aufbewahrung: Zwei Jahre nach Ihrer letzten Teilnahme. Rechnungen: sieben Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht).

Was: Ihre E-Mail-Adresse, und wann Sie sich angemeldet und bestätigt haben.
Wozu: Ein paar Mails vor der Messe. Nach der Anmeldung erhalten Sie zuerst eine Mail mit einem Link; erst nach Ihrem Klick stehen Sie auf der Liste. Wir versenden den Newsletter mit MailerLite. Abmelden können Sie mit einem Klick unten in jeder Mail.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung.
Aufbewahrung: Bis Sie sich abmelden

Kontaktformular

Was: Was Sie eingeben, etwa Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht.
Wozu: Um Ihre Frage zu beantworten. Die Nachricht geht per E-Mail an unser Team.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse: Ihre Frage beantworten.
Aufbewahrung: Ein Jahr

Abstimmen bei den Awards

Was: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Stimme.
Wozu: Um die Stimmen zu zählen. Eine Stimme zählt erst nach einem Klick auf den Link in der Bestätigungsmail; so zählt jede Stimme einmal.
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse: eine faire Abstimmung, mit einer Stimme pro Person.
Aufbewahrung: Drei Monate nach der Preisverleihung

Statistik

Was: Welche Seiten besucht werden, mit Ihrer IP-Adresse und einem Cookie von Google.
Wozu: Um zu sehen, welche Teile der Website genutzt werden. Nur wenn Sie „Statistik“ einschalten; dann laden wir Google Analytics. Nie auf Seiten, die Sie mit einem persönlichen Link öffnen. Mehr dazu in der Cookie-Richtlinie.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung. Sie können sie über „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite widerrufen.
Aufbewahrung: 14 Monate

Fotos und Videos auf der Messe

Auf der Messe machen wir und ein Fotograf in unserem Auftrag Fotos und Videos für den Rückblick, die Website, Newsletter und soziale Medien. Sie möchten nicht erkennbar abgebildet werden? Sagen Sie es dem Fotografen oder schreiben Sie an webmaster@hetportaal.com, dann entfernen wir das Bild.

Wer Ihre Daten sonst noch sieht

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Diese Unternehmen arbeiten für uns und erhalten nur, was sie für ihre Aufgabe brauchen:

Eventmaker (Frankreich): Registrierung, Badges, Einlass, die App KeepTrack, Meetings und Leads.
Stripe: Die Zahlung Ihres Tickets.
Gripp (Niederlande): Angebote, Aufträge und Rechnungen.
Microsoft 365: Unsere Postfächer (was Sie uns schreiben, und was wir Ihnen schreiben) und ab Oktober 2026 auch die E-Mails, die diese Website selbst versendet: Bestätigungen, Anmeldecodes und die Bestätigung Ihrer Stimme oder Ihrer Newsletter-Anmeldung.
Hetzner (Deutschland): Der Server dieser Website und die Back-ups.
MailerLite: Der Newsletter.
Google: Statistik, nur mit Ihrer Einwilligung. Karten und Videos von Google laden nur, wenn Sie sie einschalten.

Promotional Products Professionals (PPP) organisiert die Messe mit. PPP sieht die dafür nötigen Daten, etwa Ihren Namen, Ihr Unternehmen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Registrierung oder Ihren Stand, und nutzt sie nur für die Organisation der PromZ Product Première und die Kommunikation darüber.

Aussteller erhalten Ihre Daten nur über einen Scan (siehe „Leads“ oben). Darüber hinaus geben wir Daten nur an PPP weiter, wie oben beschrieben, und wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet.

Google, Microsoft und Stripe sind amerikanische Unternehmen. Gelangen Daten in die Vereinigten Staaten, geschieht das nach den Regeln, die die Europäische Union dafür genehmigt hat.

Sicherheit

Alles wird verschlüsselt über https übertragen. Nur wer Ihre Daten für seine Arbeit braucht, hat Zugriff darauf, und die Anmeldung in der Verwaltung der Website erfordert einen zusätzlichen Code per E-Mail.

Ihre Rechte

Sie können uns fragen, welche Daten wir über Sie haben, und sie berichtigen oder löschen lassen. Sie können der Verwendung widersprechen und Ihre Daten als Datei erhalten. Haben Sie eingewilligt, können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen.

Schreiben Sie dazu an webmaster@hetportaal.com. Wir antworten innerhalb eines Monats. Eventuell bitten wir Sie zuerst nachzuweisen, dass es um Ihre Daten geht.

Sind Sie nicht zufrieden damit, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Dann können Sie sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde beschweren, der Autoriteit Persoonsgegevens.

Änderungen

Ändert sich etwas, passen wir diese Seite an und aktualisieren das Datum oben. Um Cookies geht es in unserer Cookie-Richtlinie.